Tenue de livres et comptabilité 

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La tenue de livres et la comptabilité font partie de l'exploitation de toute entreprise. Vous embauchez un comptable ou encore vous vous chargez vous-même de la comptabilité de votre entreprise? Peu importe, une tenue de livres organisée vous permettra d’assurer le suivi des registres obligatoires.

Embaucher un comptable au moment de la création de votre entreprise peut s'avérer avantageux, car un comptable peut répondre à vos questions sur la tenue de livres.

Sur cette page :

Avantages d'une tenue de documents bien organisée

Des registres adéquats facilitent la planification efficace en ce qui concerne la prise de décisions qui auront une incidence sur l'avenir de votre entreprise. Plus vos registres sont organisés, plus ils vous seront utiles.

Une tenue de documents bien organisée contribue à :

  • assurer le suivi et vous permet de comparer votre situation financière actuelle et passée;
  • planifier et faire des prévisions sur votre situation financière à venir;
  • obtenir de l'information qui vous permettra de prendre des décisions éclairées sur le plan des affaires;
  • satisfaire aux obligations en matière de production de rapports, notamment celles de l'Agence du revenu du Canada;
  • gagner du temps et économiser de l'énergie dans le cas où votre entreprise venait à faire l'objet d’une vérification.

  • Journal des ventes

    Prenez connaissance de ce que vous devez inscrire dans votre journal des ventes et accédez à un exemple de feuille de calcul.

  • Détail des dépenses

    Renseignez-vous sur ce que vous devez inscrire dans votre journal des dépenses et accédez à un exemple de feuille de calcul.

  • Applications gratuites ou à peu de frais

    Vous voulez augmenter vos ventes et votre productivité? Alors, utilisez des produits peu coûteux de technologies de l'information et des communications.

Types de registres à conserver

Les personnes qui dirigent une entreprise ou qui prennent part à des activités commerciales devraient conserver des registres. Parmi ces registres, mentionnons :

  • des reçus papier ou électroniques;
  • le journal des dépenses et celui des ventes;
  • les registres de retenues sur la paie;
  • les registres des taxes perçues et payées.

Conserver pendant combien de temps? Généralement, vous devez conserver tous les registres et toutes les pièces justificatives qui permettent de déterminer vos obligations fiscales et les crédits auxquels vous avez droit, pendant une période de six ans à compter de la fin de la dernière année d'imposition à laquelle ils se rapportent.

À tout le moins, les registres financiers devraient rendre compte de vos dépenses et revenus quotidiens de façon permanente, précise et complète.

  • Conservation de registres

    Voyez qui doit conserver des registres et quels sont les types de registres à conserver, et obtenez d'autres renseignements connexes.

  • Directives concernant les registres comptables

    Obtenez des directives sur la tenue de livres et la conservation de registres, conformément aux nouvelles Normes internationales d'information financière.

Genres de tenue de livres

Un système de tenue de livres pratique est facile à utiliser et à comprendre. Il est fiable, précis et cohérent, et vous permet d'accéder à des renseignements au moment voulu.

Exemples de genres de tenue de livre et de leurs systèmes :

  • Comptabilité en partie simple : Chaque transaction n'est enregistrée qu'une fois, sous forme de revenu ou de dépense, ou encore d'actif ou de passif. Toutes les entrées sont enregistrées dans un journal synoptique d'une page, aussi appelé journal des revenus et des dépenses.

  • Comptabilité en partie double : Chaque transaction est enregistrée deux fois, un montant est porté au compte de crédit et un autre du même montant est porté au compte de débit.

  • Comptabilité par décalque : Ces systèmes protégés par un droit d'auteur utilisent des chèques à endos de carbone. Lorsque vous inscrivez des renseignements sur le chèque, ces derniers sont transférés à un système d'enregistrement.

  • Systèmes informatiques : Ces programmes sont rapides et polyvalents. Habituellement, ils permettent de produire des états financiers quotidiens à jour. Un grand nombre de ces systèmes sont extensibles; vous pouvez donc ajouter des éléments au fur et à mesure que votre entreprise s'accroît.

Vous pouvez en apprendre davantage sur la tenue de livres au moyen d'ouvrages, des services destinés aux entreprises, de logiciels et d'outils en ligne. Vous pouvez aussi participer à des stages d'introduction en comptabilité qui vous seront utiles si vous ne connaissez pas les processus comptables. De nombreux collèges et centres de services aux entreprises locaux offrent ce type de formation.

  • Logiciel comptable

    Profitez de conseils judicieux pour déterminer si votre entreprise a besoin d'un logiciel comptable et pour choisir le bon produit, le cas échéant.

Modification aux principes comptables

De nouvelles normes comptables sont entrées en vigueur le 1er janvier 2011, en remplacement des Principes comptables généralement reconnus au Canada qui étaient utilisés à la fois dans les sociétés ouvertes et les sociétés privées (ou entreprises à capital fermé). Désormais, les entrepreneurs canadiens doivent déterminer quel ensemble de règles leur convient mieux.

Les sociétés ouvertes doivent adopter les normes internationales d'information financière, mais les sociétés privées ont l'option supplémentaire d'utiliser les Principes comptables généralement reconnus simplifiés pour les entreprises à capital fermé. Les deux ensembles de normes remplacent les Principes comptables antérieurs généralement reconnus au Canada, mais l'ensemble des Principes comptables généralement reconnus simplifiés pour les entreprises à capital fermé a été élaboré par le Conseil des normes comptables de l'Institut Canadien des Comptables Agréés.

Il revient aux entreprises à capital fermé de décider quelle incidence auront les différences entre les deux ensembles de normes comptables sur leurs rapports financiers. Vous ou votre comptable devriez étudier les options attentivement avant de prendre une décision. Si vous choisissez les Principes comptables généralement reconnus simplifiés pour les entreprises à capital fermé, vous aurez à satisfaire à moins d'exigences de divulgation auprès des intervenants, un facteur susceptible d'influer sur votre décision. Demandez-vous quelle quantité d'information est exigée et qui la demande. Le passage à ces Principes comptables généralement reconnus pour les entreprises à capital fermé nécessite moins de changement que l'adoption des normes internationales d'information financière.

Il vous serait peut-être utile d'adopter les normes internationales d'information financière si vous prévoyez faire appel public à l'épargne dans l'avenir ou si vous devez vous mettre en adéquation avec une société mère ou affiliée qui a adopté les normes internationales. Ces normes vous permettront de comparer votre entreprise aux sociétés ouvertes dans votre secteur afin d'établir des points de référence.

Rien ne vous empêche de passer des Principes comptables généralement reconnus pour les entreprises à capital fermé aux normes internationales d'information financière ultérieurement au besoin, mais gardez à l'esprit qu'un changement futur entraînera un investissement supplémentaire.

Trouver un comptable

Votre association industrielle devrait être en mesure de vous aiguiller vers des professionnels comptables locaux qui connaissent bien votre secteur d'activité. Il existe aussi un grand nombre de répertoires en ligne pouvant vous aider à trouver un comptable qui saura répondre à vos besoins.

Ces renseignements vous ont-ils été utiles?