Tenue de livres et comptabilité 

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La tenue de livres et la comptabilité font partie de l'exploitation de toute entreprise. Vous embauchez un comptable ou encore vous vous chargez vous-même de la comptabilité de votre entreprise? Peu importe, une bonne tenue de livres vous permettra d'assurer le suivi des registres obligatoires.

Embaucher un comptable pendant la phase de démarrage de votre entreprise peut s'avérer avantageux, car un comptable peut répondre à vos questions sur la tenue de livres.

Sur cette page :

Avantages d'une bonne tenue des dossiers

Des dossiers tenus en bonne et due forme peuvent vous aider dans la prise de décisions qui auront une incidence sur l'avenir de votre entreprise. Plus vos dossiers sont organisés, plus ils vous seront utiles.

Une tenue de dossiers bien organisée peut vous aider à :

  • assurer le suivi de votre situation financière actuelle et passée, et vous permettre de faire des comparaisons;
  • planifier votre situation financière éventuelle et faire des prévisions;
  • obtenir des renseignements qui vous permettront de prendre des décisions éclairées sur le plan des affaires;
  • satisfaire aux exigences relatives aux déclarations, à savoir celles de l'Agence du revenu du Canada;
  • gagner du temps et économiser de l'énergie si votre entreprise est l'objet d'une vérification.

  • Journal des ventes

    Prenez connaissance de ce que vous devez inscrire dans votre journal des ventes et accédez à un exemple de feuille de calcul.

  • Détail des dépenses

    Renseignez-vous sur ce que vous devez inscrire dans votre journal des dépenses et accédez à un exemple de feuille de calcul.

  • Applications technologiques gratuites ou à peu de frais

    Vous voulez augmenter vos ventes et votre productivité? Alors, utilisez des produits gratuits ou peu coûteux de technologie de l'information et des communications.

Types de dossiers à conserver

Les personnes qui dirigent une entreprise ou qui prennent part à des activités commerciales doivent conserver des dossiers sur diverses opérations commerciales. Parmi ces dossiers, mentionnons :

  • des reçus papier ou électroniques;
  • le journal des dépenses et celui des ventes;
  • les registres de paie;
  • les registres des taxes perçues et payées.

Conserver pendant combien de temps? En règle générale, vous devez conserver tous les dossiers et toutes les pièces justificatives qui permettent de déterminer vos obligations fiscales et les crédits auxquels vous avez droit, pendant une période de six ans à compter de la fin de la dernière année d'imposition à laquelle ils se rapportent. À tout le moins, les documents financiers devraient rendre compte de vos dépenses et revenus quotidiens de façon permanente, précise et complète.

  • Conservation de registres

    Voyez qui doit conserver des registres et quels sont les types de registres à conserver, et obtenez d'autres renseignements connexes.

  • Directives concernant les registres comptables

    Obtenez des directives sur la tenue de livres et la conservation de registres, conformément aux nouvelles Normes internationales d'information financière.

Genres de tenue de livres

Un système de tenue de livres pratique est facile à utiliser et à comprendre. Il est fiable, précis et cohérent, et vous permet d'accéder à des renseignements au moment voulu.

Exemples de genres de tenue de livre et de leurs systèmes :

  • Comptabilité en partie simple : Chaque transaction n'est enregistrée qu'une fois, sous forme de revenu ou de dépense, ou encore d'actif ou de passif. Toutes les entrées sont enregistrées dans un journal synoptique d'une page, aussi appelé « journal des revenus et des dépenses ».

  • Comptabilité en partie double : Chaque transaction est enregistrée deux fois, un montant est porté au compte de crédit et un autre du même montant est porté au compte de débit.

  • Comptabilité par décalque : Ces systèmes protégés par un droit d'auteur utilisent des chèques à endos de carbone. Lorsque vous inscrivez des renseignements sur le chèque, ces derniers sont transférés à un système d'enregistrement.

  • Systèmes informatisés : Ces programmes sont rapides et polyvalents. Habituellement, ils permettent de produire des états financiers quotidiens à jour. Un grand nombre de ces systèmes sont extensibles; vous pouvez donc ajouter des éléments au fur et à mesure que votre entreprise se développe.

Vous pouvez en apprendre davantage sur la tenue de livres au moyen d'ouvrages, de services destinés aux entreprises, de logiciels et d'outils en ligne. Vous pouvez aussi participer à des stages d'initiation en comptabilité qui vous seront utiles si vous ne connaissez pas les processus comptables. De nombreux collèges et centres de services aux entreprises locaux offrent ce genre de formation.

  • Logiciel comptable

    Profitez de conseils judicieux pour déterminer si votre entreprise a besoin d'un logiciel comptable et pour choisir le bon produit, le cas échéant.

Principes comptables

Depuis janvier 2011, les sociétés ouvertes doivent adopter les Normes internationales d'information financière. Les sociétés privées se sont vu proposer l'option d'utiliser les Principes comptables généralement reconnus (simplifiés) pour les entreprises privées qui comportent moins d'exigences de divulgation pour les intervenants.

Il revient à chaque entreprise privée de repérer les différences entre les deux ensembles de principes comptables et de déterminer quelle incidence chacun d'eux aura sur leurs rapports financiers. Vous ou votre comptable devriez étudier les options attentivement avant de prendre une décision.

Il vous serait peut-être utile d'adopter les Normes internationales d'information financière au plus vite, si vous prévoyez vous transformer en société ouverte dans l'avenir ou si vous devez vous mettre en adéquation avec une société mère ou affiliée qui a adopté les normes internationales.

Rien ne vous empêche de passer aux normes internationales plus tard, mais gardez à l'esprit qu'un changement futur entraînera un investissement supplémentaire.

Trouver un comptable

Votre association industrielle devrait être en mesure de vous aiguiller vers des professionnels comptables locaux qui connaissent bien votre secteur d'activité. Il existe aussi un grand nombre de répertoires en ligne pouvant vous aider à trouver un comptable qui saura répondre à vos besoins.

Ces renseignements vous ont-ils été utiles?